Quy trình chấm công tính lương luôn là một trong những vấn đề cần được chú trọng trong doanh nghiệp. Nếu bạn chưa biết nên áp dụng quy trình nào, hãy cùng tìm hiểu về quy trình chấm công tính lương cơ bản sau đây nhé.
Có cần áp dụng quy trình chấm công tính lương không?
Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình chấm công tính lương phù hợp cho tổ chức của mình. Quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được 2 mục tiêu sau đây:
- Thống kê được con số cụ thể, chính xác về tiền lương, thưởng, các chế độ đi kèm cho nhân sự. Từ đó giúp quá trình thanh toán lương cho người lao động được diễn ra đúng thời gian quy định.
- Quy trình chấm công, tính lương cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hệ thống được các tài liệu liên quan, bảng biểu, thời gian làm việc của mỗi nhân sự. Từ đó sẽ giúp đưa ra được những đơn giá phù hợp để “khoán” sản phẩm cho nhân sự của mình.
Quy trình chấm công tính lương phù hợp mang lại nhiều lợi ích cho công ty
Quy trình chấm công tính lương cho nhân viên cơ bản
Quy trình cơ bản được chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin để xây dựng quy trình phù hợp với doanh nghiệp của mình. Bao gồm các bước như sau:
Bước 1 – Thu thập dữ liệu tính lương
Đầu tiên, bạn cần phải thu thập các dữ liệu liên quan đến việc tính lương của người lao động. Những dữ liệu này sẽ bao gồm:
- Danh sách chấm công, thường lập bằng bảng Excel hoặc sử dụng các phần mềm chấm công online.
- Hiệu suất đạt KPI, các doanh số, khoản thưởng của nhân sự (nếu có).
- Các thông tin liên quan đến lương, bao gồm lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm xã hội, lương thời gian, lương thử việc, lương khoán,…
Ngày nay, khá nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phần mềm chấm công online, phần mềm quản lý nhân sự để có thể rút ngắn thời gian thực hiện bước này. Một trong các phần mềm chấm công đang được sử dụng phổ biến hiện nay là HappyTime.
HappyTime với sự kết hợp giữa quản lý chấm công, đơn từ,… sẽ giúp người quản lý dễ dàng số hóa được hoạt động quản lý nhân sự hiệu quả. Việc lấy các thông tin liên quan đến chấm công, doanh số, hợp đồng, số liệu nghỉ phép, lương – thưởng,… sẽ được thực hiện dễ dàng hơn chỉ trên 1 màn hình quản lý.
Bước 2 – Xác nhận dữ liệu
Sau khi đã thu thập các các dữ liệu về chấm công, tính lương, bạn sẽ cần phải đối chiếu và xác nhận những dữ liệu đó. Nếu có các phản hồi về sai số cần thực hiện giải quyết kịp thời để không chậm trễ trong quá trình thanh toán lương cho người lao động. Cụ thể:
- Đối chiếu với trưởng bộ phận.
- Đối chiếu với người lao động trước khi thực hiện tính mức lương cụ thể.
Doanh nghiệp cần đối chiếu và xác thực dữ liệu chấm công với người lao động
Bước 3 – Lập bảng tính lương
Sau khi các dữ liệu về lương được xác nhận sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện lập bảng tính lương cho nhân sự. Trong đó, có 2 hình thức chủ yếu được sử dụng để lập bảng tính lương. Bao gồm:
- Lập bằng Excel: Phát huy tốt với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nhân sự, ít xảy ra các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kế toán.
- Lập bằng phần mềm quản lý nhân sự: Quá trình lấy dữ liệu, tính lương được thực hiện dễ dàng hơn. Hiện nay, các phần mềm quản lý chấm công, tính lương cho nhân sự như HappyTime đang hỗ trợ rất tốt trong quá trình này.
Bước 4 – Kiểm tra và ký duyệt chi lương
Sau khi kế toán đã thực hiện lập xong bảng tính lương, quản lý nhân sự sẽ cần xác nhận lại lần nữa với bộ phận kế toán. Sau đó, bộ phận quản lý nhân sự và kế toán cần thực hiện:
- Bộ phận nhân sự: Gửi xác nhận lương cho người lao động để kiểm tra lại thông tin về lương. Lưu ý cần gửi riêng cho từng cá nhân để đảm bảo được quy định về bảo mật lương trong doanh nghiệp.
- Bộ phận kế toán: Sau khi nhân sự đã thực hiện, cần thành lập các biên bản, gửi giám đốc hoặc CEO ký duyệt, phê chuẩn để thực hiện hoàn thiện quy trình thanh toán lương.
Bước 5 – Thanh toán lương, lưu trữ
Sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết, bộ phận kế toán sẽ sử dụng nghiệp vụ để thanh toán lương cho nhân sự. Quá trình thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
Để kết thúc quy trình chấm công tính lương, kế toán sẽ cần lưu trữ hồ sơ, các dữ liệu liên quan đến thông tin chấm công, tính lương của người lao động. Đây sẽ là những dữ liệu cần thiết để kế toán lập các báo cáo tài chính.
Kế toán cần lưu trữ lại các dữ liệu sau khi thực hiện thanh toán lương
Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có những cơ sở ban đầu để thực xây dựng được quy trình chấm công tính lương phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình. Hãy sử dụng phần mềm chấm công HappyTime để quá trình chấm công tính lương trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhé.
